合并邮件发放函证讲解资料.docx

第二章邮件合并

基本情况介绍

4邮件合并的用途：什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并” 前加上“邮件”一词呢？其实“邮件合并”这个名称最初是在批 量处理“邮件文档”时提出的。

如何处理邮件？ 计算机的方法就是复制粘贴。

适用的情况为：

有一部分固定内容的模版，其中一部分的项目是需要变动的 情况下。也就是说，可以批量处理数据的更改情况下的资料 生成。

斗具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与

发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access 数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高 工作的效率，“邮件合并”因此而得名显然，“邮件合并”功能除 了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，在我们 实际工作主要应用范围为：批量生成报告，以及批量生成企 业函证，以及在固定模版情况下的意见书等有广泛的应用。

斗Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮 件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和 容易。

实现合并邮件的步骤：

（一） 建立主文档 （一个对于是否使用以及在使用中如何组织 数据的一个思考过程）

“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落 款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。 使用邮件合并之前先建 立主文档， 是一个很好的习惯。 一方面可以考查预计中的工作是否适 合使用邮件合并， 另一方面是主文档的建立， 为数据源的建立或选择 提供了标准和思路。

（二） 准备好数据源 （如何取得数据源？） 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表， 其中包含着相 关的字段和记录内容。数据源表格可以是 Word 、Excel 、Access 或 Outlook 中的联系人记录表。