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公司档案管理制度及流程

一、 目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

职责

办公室：

负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。

建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。

提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

其他各部门相关人员：

负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室；

定期向办公室移交本部门档案；

负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；

工作程序

档案资料的收集

各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。

各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每月向办公室移交。

档案资料的日常管理：

公司的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。

档案借阅：

借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》，有部门经理签字同意后，经办公室主任核查后方可借出；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；