物业档案管理方案.docx

物业档案管理方案

一、总则

1.1 目的

为加强公司档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特制定档案管理制度。

1.2 适用范围

本制度适用于物业集团（含子分公司及代管的其他业务公司）全体员工。若各子/分公司按公司实际情况制定了相应制度需报集团总裁办备案。

1.3 职责

1.3.1 总裁办负责对集团本部档案进行保存、利用和管理，制定有关档案管理的方针、政策和指导意见等，并对各分子公司的档案进行指导、检查、考核。

1.3.2 职能相关部门负责对各专业系统档案进行指导、检查。

1.3.3 分子公司参照公司标准及结合实际情况对档案进行鉴别归档，并承担管理责任。

二、工作程序及要求

2.1 过程控制

2.1.1 行政部指定专职或兼职档案管理员 1 名，负责整个公司重要文书类与其他类档案的收集、整理和妥善保管，形成公司的综合性卷宗，面向全公司提供资源共享。

2.1.2 档案管理人员根据统一划分的文件归档范围与保管期限，制定统一分类大纲，逐步建立电子文档，加强资料库建设。

2.1.3 行政部档案管理人员对各部门的档案工作进行检查并形成记录；负责定期组织各部门档案工作人员进行培训和学习提高专业知识和技能。

2.1.4 公司员工要有档案收集分类意识，处理完毕后主动将资料交给档案人员归档。

2.1.5 对档案资料管理不善，导致文件遗失，对部门负责人及经办人予以处分。

2.1.6 各部门指定兼职档案管理人员 1 名，负责本部门文书类和其他类档案的收集工作，根据归档范围负责区分鉴别部门应向公司归档的文件资料并整理立卷、建立目录，其分类方法和原则与公司保持一致性，定期向公司行政部门移交档案文件。