文书档案保管期限划分方法探究.doc
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文书档案保管期限划分方法探究
文书档案保管期限划分方法探究
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文书档案保管期限划分方法探究
文书档案保留限期区分方法研究
【纲要】电子化文档保留技术的发展与档案馆职能的转变对于当今文书档案管理的保留限期区分方法提出了新的挑战,原有的三分法将“重要”与“一般”作为文档区分的前置性条件,存在着语义含混的缺点。二分法以机关主次要职能文件作为纳入文档永远或非永远保留以前提,对于提出合理标准拥有必定的理论贡献。
【重点词】文书档案管理;电子化文档;档案馆职能
2006 年 9 月,国家档案局经过 《机关文件资料归档范围和文书档案保留限期规定》 (以下简称“保留限期规定” ),将原有的“永远” “长久”“短期”保留限期区分方法改正为“永远”“按期”,按期中再推行标时制,分为 30 年与 10 年的不一样区分标准,但在档案馆职能转变与电子化文档归类技术发展的新背景下,该区分方法现已体现出其限制性,而且
其带来的另一缺点即为“对档案文书的两重以致三重判定方
法给检索工具的编制造成大批的重复劳动” ,需要对其从头
予以检视。
一、文书档案管理的新背景
第一,保留限期规定推行已十余年之久,在此时期对文书档案保留产生极大影响的即为电子化文档保留技术之发
展,信息化技术的提升为文书档案的归类保留带来了极大便利,原有的纸质类文档保留不单会占用大批的空间资源,而且文书档案管理存在其特别性,需要管理人员对各样类众多之文档的高度熟习且长久任职,一旦需改换管理人员,带来的附带成本也是不行忽略之问题。此外,在环境保护日趋发展的背景下,大批纸质文件保留带来的树木资源浪费也是当今各方号召成立电子化文档数据库的一大现实依照。各种数据库的成立与检索工具的完美为上述问题带来认识决方案,而且其所体现的另一优势之处即为电子化文档的备份管理、云端储藏多为永远性,且检索文件的便利性与时效性也拥有纸