秘书资格五级考试复习指南办公室事务和管理.pdf

秘 书 资 格 五 级 考 试 复 习 指 南

( 五) ：办公室事务和管理 秘书资格五级考试复习指南 ( 五) ：办公室事务和管理 办公室事务和管理

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

掌握维护责任区工作环境的基本要求； 正确识别

办公场所和常用设备的隐患；掌握日常 办公室

事务的处理方法， 包括邮件或文件的收发、 接打

电话、办公用品的发放和管理；能够 合理安排 日常工作及上司交办的工作； 对日常办公事务进

行协调；熟悉办公用品和易耗品的 范围和分类。

二、重点提示

1．经常清洁整理责任区

(1)秘书要经常清洁整理由自己负责的办公区。

(2)清洁整理本人参与的公用区域。

2．设备、物品要放置适当、取用有序

(1)本人经常使用的办公用品和设备摆放有序， 方

便操作。

(2)公用资源摆放有序，用后归位。

3．办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患

(1)地、墙、天花板、门、窗的安全。

(2)室内光线、温度、通风、 噪声、通道方面的隐

患。

(3)办公家具方面的隐患。

(4)办公设备及操作中的隐患。

(5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患。

(6)工作中疏忽大意造成失密的隐患。

(7)火灾或消防中的隐患。

4．收、发文件或邮件的工作程序

(1)收文件或邮件的工作程序包括：签收、拆封、

登记、分类。

(2)发文件或邮件的工作程序包括： 查对、检查附

件、分类、标记、检查邮编、签名、 登记、了

解有关规章制度和寄发时间。

5．上司不在时，秘书处理信件或邮件的方法

(1)将公司和外来的信件或邮件分开， 并把内容大

致记录下来。

(2)主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮

件或信件。

(3)把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。

(4)把寄给上司的信件或邮件连续编号。

(5)把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来，

并在通知发件人已收到的信中告诉对 方何时可

以得到回复。