记录管理办法+文件材料归档范围和保管期限表+公司记录管理总清单.docx

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[键入文字] 记录管理办法

一 职责

（一） 企管部负责管理体系内、外部审核和管理评审记录的整理、归档、保存和管理。

（二） 公司办公室的档案室负责按相关文件对归档记录进行管理。

（三）各单位/部门负责收集、整理、保管本单位/部门的记录，并按本程序规定的要求具体实施记录的控制。

二、工作程序

（一） 记录的控制范围与分类 1、记录的控制范围包括：各管理体系文件中规定提供的记录，以及在管理体系运行中形成的其他记录（包括声像、磁带、照片、软盘、文字资料等），也包括来自相关方的记录。

2、 记录的分类包括：各项管理记录、各种监视和测量记录及各种报告等。

（二） 记录的收集（生成）

1、管理手册、程序文件和其他管理文件规定的记录，由责任部门或人员按相应的格式随工作进展如实填写，应由分承包方生成的记录，由项目部相应责任人员及时收集。有编号规定的记录应按下列规则统一编号整理：顺序号—年度（如001─2001）。

2、 填写记录时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名，记录不得用铅笔填写。

3、 记录的内容要完整、齐全，提供的数据资料要准确，语言要简练。收集和保存的记录应尽量使用原始件（包括记录表格本身规定的复写件）。

4、各项管理记录和各种报告要及时填写，各项操作记录、监视和测量记录应随时整理，不得后补、伪造。

5、记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正/预防措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。凡以涂、贴、刮等方式改动的记录一律作废。

（三） 记录的贮存与保管