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居民小区物业公司客户档案管理制度

一、 总则

（一） 为全面加强本公司档案管理工作，确保公司各类档案资料 充分、有效利用，实现档案资料管理的规范化和标准化，特制定本制 度。

（二） 本制度所指的档案资料是指公司及下属客户服务部门成立 以来，在经营、管理工作和活动中形成的，具有查阅、利用价值的各 种形式的资质证照、文书、公文、公函、合同、图纸、业户资料以及 音像、图表等档案资料。

（三） 档案资料工作的基本原则：集中统一管理公司及各下属客 户服务中心有关资料档案，保证档案资料的完整和安全。

二、 人员配备

（四） 公司档案采取分级管理模式，即分为物业公司档案资料管 理员和下属各客户服务中心档案资料管理员。物业公司主要收集和保 管公司级别物业档案和物业资料，下属各客户服务中心具体负责管理 各自的物业档案和资料。物业公司及下属各客户服务中心均需设立独 立的档案室。

（五） 物业公司须配备档案管理的专责人员，下属的各客户服务 中心根据自身实际情况，可指定专人负责也可由其他人兼职档案管理 员。

三、档案资料的收集和整理

（六）物业公司主要统一收集和管理公司级别物业档案和物业资

料，主要包括以下内容。

物业公司公章和相关证照。

文件、公函、工作计划、上级来文以及国家与当地有关的法律 法规等档案资料，主要指房地产公司、物业公司领导签字的各类批示, 以公司及职能部门等名义发出或制定的文件以及与公司职能有密切 关系或由公司承担有关责任并需要执行的重要文件。

重大、突发事件的处理资料，主要包括楼宇、交通、治安、公

共配套设备设施等方面及自然灾害等突发重大事件的经过和处理过 程记录及相关材料。

公司所签订的合同资料，监察职能部门对公司进行检查的书面 及取证材料以及公司固定资产相关材料。

人事档案资料。