荣和新城物业业户档案管理工作规程.doc

荣和新城物业业户档案管理工作规程

1. 目的

规范业户资料，档案的编号、分类、整理、保管工作，为日后查考相关数据信息提供方便。

2．范围

适用于荣和新城三期管理处对业户资料的收集，归档管理工作。

3. 定义

3.1业主档案：指在业主入伙时开始收集和掌握业主情况的第一手资料，包含业主姓名、楼座层号、籍贯工作单位、联系电话以及有效身份证明；用户签署或填写的《公共契约》、《入伙手续书》、《业主房屋接收单》、《业主入住登记表》维修情况登记等。

3.2装修档案:指业主对房屋的二次装修新办理的手续书.包含填写的《装修申请表》、鉴定的装修超范围但不属违章的承诺书，以及装修单的《营业执照》、《资质证书》和施工人员身份证复印件。

社区部必须保存的业户资料：

业主姓名，性别，出生年月，籍贯。

身份证复印件（派出所要求） C 通讯地址，联络电话 D《物业管理公共契约》业主签字联 E《物业管理委托合同》业主签字联

F《业主公约》业主签字联

G《业主房屋接收单》，《入伙手续书》

H《装修申请表》及附件

I装修完工验收单

J与个别业主就特殊事项达成的书面协议

K催款律师函邮发凭证

4．职责

4.1 前台组长负责监督档案管理的实施工作。

4．2 文员负责业主档案的日常管理。

4.3 社区管家负责与业主沟通，及时将信息变化知会文员。

4.4 前台接待员负责收集业主入伙及装修申请资料。

5.作业流程图：

附件1：业主档案管理作业流程图

附件2：装修档案管理作业流程图

附件3：业主档案目录

6. 方法与措施

6.1业主档案和装修档案内容包括：

6.1.1经业主签署的《公共契约》

6.1.2

6.1.3

6.1.4《装修申请表》相关图纸及装修施工队资料，装修施工人员身份证复印件。

6.1.5业主的有关证件复印件。

6.1.6其他应保存的资料。

6.2 档案盒的制作