秘书实操题答案.doc

一、钟苗：刘明副总经理下个月要接待福建翔远公司考察团。请你将制定接待计划的工作程序以及注意事项用电子邮件发给我。另外，王钢总经理将要到美国考察，还请你把商务旅行计划应包括的内容列出来，于周五前与上述邮件一起发给我。谢谢！ 答：

1．电子邮件格式正确

2．接待计划的工作程序（1）了解掌握背景资料 （2）草拟接待计划 （3）与本单位相关部门沟通情况（4）与来访者沟通情况 （5）报请上司审批

3．制定接待计划的注意事项（1）遵守本单位接待的规章制度（2）了解来宾的饮食习惯（3）做好保密工作

4．商务旅行计划的内容（1）出差时间、启程和返回日期，接站安排；（2）出差线路，住宿安排；（3）会晤计划；（4）交通工具的选择；（5）携带的文件； （6）上司和接待人的特别要求；（7）上司旅行区域的天气状况；（8）行程安排、会晤计划、会晤人员名单等等；（9）差旅费用；（10）上司住宅电话号码。

二、钟苗：公司正在××宾馆召开新产品质量鉴定会上出现了，值班秘书擅自脱岗现象，请你立即从网上给每位值班人员加发一份有关值班工作内容和相关制度的邮件，以提示做好值班工作。

答：

一、值班工作内容

1．在会议中协助搜集、传递各种信息。2．控制与会无关人员出入会场。 3．手边备有公司和各部门领导的联络方式。4．备设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录，5．人不离岗，保证会议信息的畅通。6．督导和协助专职会议服务人员为与会者做好服务。7．做好会议期间各项活动与矛盾的协调工作。 8．必要时，建立主管领导带班制度。

二、值班工作制度。值班时，手边要有相关的人员通讯录。

1．岗位责任制度,坚守岗位，无论发生什么事情也不能擅离职守。

2．交接班制度,由前一天的值班员将所接收的信息及处理情况逐一交代给下一班值班员。对尚未办完的事项要详细讲明处理情况，以便保证工作的连续性。