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物资部(计划、采购、库房)管理制度
目录
一、物资部的定义及管辖范围
二、物资部管理建设目标
三、物资供应管理模式、物资部与项目经理部的关系
四、物资供应基本原则
五、物资供应管理程序及其制度
六、报表管理
一、物资部的定义及管辖范围
物资部的定义: 负责公司材料采购和材料保管的部门。包括物资采购和库房管理。
物资部管辖范围: 人工费等专业分包工程以外的所有“材料、设备”的管理。
二、物资部管理建设目标
1、组织机构目标: 建立一支“由公司直接领导的、组织保障体系健全的、运行高效的” 物资“供应、保管”保障队伍。
2、物资供应模式目标: 致力形成由公司物资部集中统一供应的形式。
3、价格形成目标: 价格形成、供应商选择科学机制(招标竞价)。
4、程序建设目标:采购程序:有计划的采购\库房流通环节程序: 采购和验收独立分开的、严格形成“入库、出库、盘存、结算”的管理程序。
三、物资供应管理模式、物资部与项目经理部的关系
物资供应管理模式:
物资供应由公司“物资部门”全权负责并统一集中供应,物资部相对“独立、平行”于项目经理部受公司直接领导,同时接受项目经理部的“监督、稽查”。
执行“采购与入库验收”严格分开。
物资部与项目经理部的关系:
物资部与项目部在组织关系及工作程序方面“相对独立、平行”,各自按照公司相关制度、流程开展工作。
项目经理部“项目经理”是项目部的最高行政长官,代表项目经理部对物资部的工作形使“监督、稽核”职能权力,物资部需自觉接受。
项目部经理有权要求物资部提供一切“物资部的所有相关材料信息(包括:各种报表、材料价格、商家信息、市场价格行情调查表等等物资部信息”,物资部需及时准确全面予以提供。
物资部是为项目经理部服务的,按照公司相关制度、流程搞好与项目部的服务工作。
四、物资供应基本原则:
1、统供原则——由公司领导下的物资部统一向各项目部供应。
2、计划当先原则——需有材料计划申请单。
3、审批采购原则——计划单需按公司流程审核批准。
4、调拨优先原则——优先内部调拨(项目部本部及项目部之间相互调拨使用)。
5、合同管理原则——物资供应是企业主要的经济活动之一,应加强“合同管理”原则。
五、物资供应管理程序及其制度要点
物资供应程序:
项目部计划→采购主管寻找资源→招标部招标定价并签订合同→物资部供应物资
制度要点:
(一)、材料计划的编制、审核、授理
总则: 计算、统筹、扣库存、授理。
材料计划是物资供应的基本前提条件,原则上无计划申请单不予供应(除特殊情况)。
备注:周转材料(仅指:钢管、扣件):可不再编制任何计划,直接由项目部经理控制进场量及进场时间\突发性急件材料(一般价值不会太高的,金额在20000元内): 由项目经理直接安排购买。
(二)、计划的编制及责任人:
(1)、构成工程实体的材料:
使用人(原则为:主办工长、安全员或安装工程师)如:钢材、砼、水泥、地材、装修材料、安装材料等
(2)、非工程实体构成材料:
①、现场维护用材料(现场施工照明、施工用水等的维护用材): 使用人(维护负责人)。
②、低值易耗、日杂五金电料等(库房常规备用消耗材料):库房负责人。
③、安全防护、周转使用类材料: 使用人(主办工长)。安全防护(密目网、安全平网、安全帽、安全带、安全绳)、竹木及其制品(九夹板、腹模板、木枋、竹胶板、竹跳等)、钢管、扣件、高强螺杆等周转材料
④、 工程设备、办公设备、办公用品类: 项目经理或档案室负责人。
备注:工程测量仪器的计划、采购均由专业测量工程师负责。
计划量的控制:
钢材总计划的量可以借用预算部的预算量予以控制,施工组可以不再二次重复计算,其他所有材料均需要施工组认真计算后提出计划量、工程实际需要量-本项目“库存”量=计划申购量。
备注:计划单中的申购量需要“扣除”本项目库存量。
(三)、材料计划单编制原则:
1、计算原则——材料计划须事先由施工工长经过认真仔细的计算,杜绝不计算而通过“估、猜、大概”等办法或者借用班组的估算量编制材料计划的现象发生。杜绝超量计划而造成浪费。
2、扣除库存量原则——计划量需由计划人扣除库存量。
3、超前计划、同步进场原则——随工程进度“适当提前”进场,不得过于提前进场堆积、积压而造成浪费。特别是周材的进场时间控制,避免周材的大量现场堆积积压。
4、统筹集中原则——材料计划单需统筹集中编制,便于降低采购成本。
5、跟踪、监控原则——库房负责跟踪材料计划的执行情况,保持向采购员、施工组随时通报材料的进场情况。
(四)、计划的统筹及办法
统筹责任人:由项目经理负责对各计划申请人申请的材料需求进行统一统筹审批!
统筹办法:由项
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